ويعقد الاجتماع برئاسة مدير المهرجان سعود الرومي، ومتابعة واهتمام وكيل الحرس الوطني عبدالمحسن التويجري، وحضور مندوبي المناطق، للتباحث في استعدادات المناطق، وتفعيل المشاركات، وتطوير الفرق، وتجديد وتنويع الفعاليات والبرامج وآلية العمل.
يذكر أن المنطقة الشرقية تعتبر من أهم المناطق المشاركة في المهرجان، لامتلاكها مخزوناً تراثياً وتاريخياً وفعاليات متنوعة، نظير الاهتمام الذي تحظى به من أمير المنطقة، صاحب السمو الملكي الأمير محمد بن فهد، ونائبه الأمير جلوي بن عبدالعزيز بن مساعد.